Geschrieben von True studios am . Veröffentlicht in Jobs.
Back Office Manager (m/w/d)
Standort: 4600 Wels, Bahnhofplatz 4
Kurzbeschreibung: Sirius-ES ist spezialisiert auf Bohrspülungen für Energiebohrungen und stellt Mietausrüstung samt Spülungstechnikern bereit. Als Back Office Manager:in spielst du eine zentrale Rolle im Hintergrund: Du organisierst, optimierst Prozesse, unterstützt die Geschäftsführung sowie das Team und sorgst für reibungslose Abläufe. Mit deinem strukturierten Arbeiten, deinem Blick für effiziente Lösungen und deinem Gespür für digitale Tools hältst du das System am Laufen – auch in stressigen Situationen. Werde Teil unseres engagierten Teams!
Anforderungen (Aufzählung):
Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Ausbildung mit mindestens 3 Jahre Erfahrung in einer administrativen Rolle oder im Office Management.
Strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise mit Kostenbewusstsein und hohem Qualitätsanspruch.
Freude am Umgang mit digitalen Tools und modernen Arbeitsweisen.
Organisationstalent, Verlässlichkeit und Kommunikationsstärke.
Interesse an Qualitätsmanagement, Prozessgestaltung und Digitalisierung.
Idealerweise erste Berührungspunkte mit KI-gestützten Anwendungen (kein Muss).
Freundlicher und professioneller Umgang, Teamfähigkeit und lösungsorientiert.
Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch (Englisch von Vorteil).
Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint), Erfahrung mit gängigen Bürosoftwarelösungen, Grundkenntnisse in digitalen Tools (z. B. MS Teams).
Aufgaben (Aufzählung):
Reiseorganisation: Du planst und organisierst Geschäftsreisen inklusive Flüge, Hotels und notwendiger Reisedokumente (z. B. A1-Bescheinigungen).
Unterstützung der Geschäftsführung: Du bist verlässlicher Ansprechpartner für organisatorische und operative Themen, Recherchen, Terminplanung und Sonderprojekte. Du organisierst interne und externe Meetings und sorgst für deren detaillierte Dokumentation.
Systemverantwortung & Digitalisierung: Du betreust zentrale Tools wie Quentic, Zeiterfassungssysteme und Reiseberichtsplattformen – und bringst aktiv Ideen zur Weiterentwicklung.
Qualitätsmanagement: Als Key User unseres QM-Systems gestaltest und pflegst du Prozesse sowie Dokumentationen und wirkst an Audits mit.
Prozessoptimierung & KI-Einsatz: Du erkennst Verbesserungspotenziale, bringst neue Lösungen ins Spiel und hilfst mit, den Einsatz von KI in unserem Unternehmen mitzugestalten.
Kommunikation & Schnittstelle: Du koordinierst Aufgaben über Abteilungen hinweg, hältst Fäden zusammen und sorgst für reibungslose Abläufe im Hintergrund.
